Inleiding

In ieder land en iedere cultuur overal ter wereld speelt mentale programmering een be­langrijke rol. Waarden en normen van de maatschappij waarin we opgroeien worden ons van jongs af aan via ouders, opvoeding, onderwijs en media met de paplepel ingegoten. Van daaruit raken we geconditioneerd en we starten allemaal vanuit de illusie dat onze vanzelfsprekende kijk op de samenleving de kijk van iedereen is. Hieronder worden een aantal praktische gevolgen geschetst van een Pools perspectief en van de wijze waarop dat zich kan uiten binnen de samenleving.

Algemeen

Bij taxi’s spreekt men de prijs van tevoren af. Kraanwater is in Polen geen drinkwater. Een kantor in een stadscentrum is een goed geldwisselkantoor.

Respect voor ouderen is een belangrijke norm. In het openbaar vervoer staan jongeren va­ker op voor ouderen dan in Nederland.

In Warschau en in grote steden kan men vaker met Engels terecht en in noord en west  Polen (bijv Opole) vooral bij ouderen met Duits omdat ze dat van huis uit hebben meegekregen. In alle gevallen kweekt een paar woorden Pools goodwill.

In duurdere restaurants krijgen gezelschappen een eigen tafel toegewezen, maar elders is tafels delen heel gewoon. Men blijft na het eten vaak de hele avond om te dansen op levende mu­ziek.

De jas niet bij de garderobe afgeven wordt als asociaal gevoeld (garde­robepersoneel heeft het geld hard nodig). Fooien bij de eindafrekening: 10 à 15%.

Polen kent een uitgebreide etiquette voor dienst en wederdienst en het voor verkrijgen van contacten om dingen gedaan te krijgen.

Gezin en familie spelen in Polen de hoofdrol in de sociale contacten. Intieme vrienden worden ook tot de familie gerekend. Samen vormen ze de kring van intimi. Het verschil tussen de kring van intimi en buitenstaanders is duidelijk voelbaar.

De doop, eerste communie, belijdenis, trouwerijen en begrafenissen binnen de kring van intimi vormen voor Polen een vanzelfsprekende reden om bijv vrij te nemen.

De kring van intimi vormt de basis voor zowel private als zakelijke contacten. Men valt er op terug voor advies, hulp bij het omgaan met bureaucratie of het vinden van een baan of bij het (ver)bouwen of huren van woon en werkruimte.

Kleding, presentatie, kennismaking

Meestal zijn Polen netjes en meer degelijk dan trendy gekleed. Bij informele ontmoetin­gen is vrijetijdskleding prima, maar zakelijk (ook bij etentjes) gelden strengere regels.

Er niet netjes uitzien bij een afspraak kan als respectloos worden gevoeld. Men voelt zich ongemakkelijk bij opzichtige kleding (gedekte kleuren). Poolse vrouwen dragen op ele­gante en bescheiden wijze sieraden. Parfums en aftershave worden met mate gebruikt.

Begroetingen en kennismaking verlopen beleefd en hoffelijk. Bij kennismaking geeft men elkaar bij aankomst en vertrek een stevige handdruk onder oogcontact.

Onbekenden in werksituaties stellen zich veelal aan elkaar voor met achternaam en titel. Men wordt in een groep aan onbekenden voorge­steld door een derde.

Man­nen laten het initiatief aan vrouwen. Handen schudden met een drempel ertussen (bijv bij het weggaan) brengt volgens veel Polen ongeluk.

De handen in de zakken of de enkel op de knie tijdens een gesprek worden niet zo gewaar­deerd. Duimen in de zak kan weer wel.

Persoonlijke gesprekken in een groep worden vervelend gevon­den. Men betrekt anderen er liever bij of men gaat apart staan of zitten voor een gesprek onder 4 ogen.

Polen beoordelen anderen op hun persoonlijke kwaliteiten. Men wil er tijd in steken om mensen beter te leren kennen en men neemt ze de maat via eerlijke kritische vragen.

Wanneer een terugkerend persoonlijk contact voor Polen authentiek aanvoelt en een gevoel van vertrouwen geeft legt dat de basis voor meer (privé of zakelijk).

Om steun vragen als men er even niet uit komt wordt gezien als teken van openhartigheid en gewaardeerd.

Naar iemand wijzen wordt niet als beledi­gend ervaren. Een tikje met de vingers tegen de nek betekent een uitnodiging aan vrien­den om even een borrel te pakken.

De overgang van achter naar voornamen en van kennis naar lid van de kring van intimi ligt in Polen scherp genoeg om er als ritueel een toast aan te koppelen.

Op zich zijn de meeste Polen hier niet afkerig van. Men is vaak het liefst recht door zee, gastvrij en vrijgevig en bij gekunsteld gedrag, hooghartige minzaamheid of ultimatums (wat eerder bij vreemden zal voorkomen) voelen veel Polen zich slecht op hun gemak.

Gespreksonderwerpen

Veel Polen zijn trots op hun culturele erfgoed en interesse daarin of kennis ervan wordt op prijs gesteld en beantwoord met interesse in cultuur en land van de gast. Andere po­pulaire onderwerpen zijn hobby’s, kunst en humoristische anekdotes over werksituaties.

Onderwerpen die gevoelig liggen en waar men als gast beter zelf niet over kan beginnen zijn godsdienst, politiek, geld, corruptie en sociaal-economische omstandigheden in Po­len. Roddelen over collega’s of gasten wordt ook niet zo op prijs gesteld.

Werk en privé; bij Polen thuis

De meeste Polen houden werk en vrije tijd graag gescheiden. Daarom kan men bijv drin­gende zakelijke mededelingen na werktijd beter via een SMS doorgeven dan doorbellen.

Een uitnodiging thuis wordt in Polen opgevat als een privé-aangelegenheid. Bij een 1^e uitnodiging is men punctueel, maar bekenden komen vaak een kwartiertje te laat om degene bij wie ze te gast zijn voorbereidingstijd te gunnen.

Polen bieden de gastvrouw of degene bij wie ze te gast zijn uit beleefdheid vaak aan om te helpen in de keuken of met opdienen of afruimen. Meestal wijst deze dat uit beleefdheid af. Na een bezoek stuurt men dikwijls een handgeschreven bedankje.

Vooral buitenlandse gasten worden met het grootst mogelijk respect behandeld en van hen wordt slechts verwacht dat ze dit herkennen (bedankjes e.d). Ze krijgen drank aan­geboden en er wordt verwacht dat ze blijven eten.

De gastheer/vrouw geeft de tafelschikking aan en neemt het initiatief om consumpties tot zich te nemen of om te beginnen met eten.

Bij maaltijden met gasten wordt getoast. Niet meedrinken wordt vaak gewantrouwd of gevoeld als een zwaktebod. De enige aanvaardbare excuses zijn in die gevallen “nog moeten rijden”, doktersadvies en zwan­gerschap.

Bij het toasten (bijna altijd wodka) begint men pas te drinken nadat de gastheer op iedereen heeft getoast. Borrels worden in één slok achterover geslagen.

Behalve met nazdrowie (op de gezondheid) wordt wel getoast met stolat (100 jaar) of vivat.

Bij een maal wordt meer dan eens getoast zodat alle gasten kunnen beantwoorden. Een leeg glas wordt daarom direct weer bijgevuld.

De gast kan het drinktempo drukken via wachten met beantwoorden van de toast van de gastheer.

Vork en mes gekruist over het bord geldt als teken dat men meer wil eten en bestek schuin naast elkaar gelegd op de rechterkant van het bord betekent dat men uitgegeten is. Men tafelt vaak lang na.

Etiquette in verband met presentjes

Standaardgelegenheden voor het geven van cadeautjes zijn verjaardagen, naamdagen (de dag gewijd aan de heilige waar iemand naar is vernoemd) en kerst.

Werknemers nemen op hun naamdag vaak cake en champagne mee naar hun werk. Rond kerst geven velen de vuilnisman, schoonmaker of postbode een cadeautje.

  

Wie te eten wordt uitgenodigd neemt ook vaak een cadeautje mee, bijv een bos bloemen of bonbons voor de gast­vrouw en/ of een fles drank voor de gastheer.

Bloemen geeft men in een oneven aantal. Men geeft geen rode of witte bloemen en geen begrafenisbloemen (bijv geen gele chrysanten, witte lelies of anjers).

Een (te) duur cadeau brengt de ontvanger in verlegenheid. Cadeautjes worden bij ontvangst geopend.

Aan het begin van een zakelijk contact geeft men elkaar vaak een typisch (maar niet al te duur) cultuuritem uit eigen land of landstreek cadeau.

Zakelijk: begin

Zakenbijeenkomsten dienen lang tevoren te worden gepland. Zakelijke afspraken wor­den een dag of 5 van te voren gemaakt en ze worden enkele dagen tevoren bevestigd

Op tijd komen is bij zakelijke afspraken norm en bij onverhoopte vertragingen geeft men ze­ker bij een eerste afspraak de reden door.

De zakelijke kledingscode is verzorgd en netjes; bij kleinere bedrijven bijv een katoenen broek of nette spijkerbroek met colbertje, maar bij grote bedrijven en in de financiële sector een donker pak, wit of donker overhemd met stropdas of een mantelpakje.

Bij aankomst en vertrek geeft men iedereen een stevige handdruk onder oogcontact. Vrouwen nemen daarbij naar mannen toe het initiatief.

Oudere zakenmensen kussen daarbij een vrouw wel de hand. Anderen kunnen dat beter niet nadoen omdat dit gevoeld kan worden als ongepaste grapjasserij.

In Polen zijn veel goed opgeleide vrouwen in hoge posities; bijv. ook in de landbouw. Toch komen machogedrag en seksistische toespelingen nog steeds voor.

Poolse vrou­wen die lastig worden gevallen laten dat luid en duidelijk merken en dan is het meestal wel afgelopen. Jongeren zijn meer gewend aan vrouwen in hoge posities.

Kennis van de bedrijfsomgeving en cultuur en duidelijk afgebakende bevoegdheden zijn belangrijke voorwaarden bij zakelijke contacten.

Met dient uitgenodigd te worden tot het bezigen van voornamen. Sommigen doen jaren zaken met Polen op basis van titels en achternamen.

Vergaderingen worden vaak afgesloten met een toast op de goede afloop. Na het for­mele deel volgt meestal een informele voortzetting om elkaar persoonlijker te leren ken­nen

De setting kan daarbij variëren van een kop koffie, lunch of biertje in een café tot een tevo­ren gereserveerd etentje in een restaurant. In de meeste cafés is bediening zodat men niet aan de bar hoeft te bestellen.

Neutrale onderwerpen als het weer, de reis, de korte termijnplannen en interessante fei­ten over het thuisland zijn populair in de koetjes en kalfjesfase van een bijeenkomst.

Men moet voor die fase voldoende tijd uittrekken. Via een uitwisseling van meningen en ideeën kan men elkaar dan op den duur beter leren kennen.

Omdat vertrouwen aan de basis staat van een goede zakelijke verstandhouding is het opbouwen van een eerlijke persoonlijke relatie voorwaarde. 

Polen geven eerlijk hun mening aan wie er naar vraagt. Ze dringen hem dus niet op. Men wil eerlijk zijn, maar niet bot. Het niveau van de relatie bepaalt wat men kan zeggen.

Open vragen (vragen die met wat of waarom begin­nen) en nu dan een bescheiden compliment zijn dan veel gebruikte en welkome instrumenten.

Aan het begin is tact en diplomatie toonaangevend, maar later komt er steeds meer ruimte voor directheid en levendigheid.  

Zowel kritische vragen als om steun vragen wanneer men er niet uitkomt worden gewaardeerd. Zich kwetsbaar durven opstellen wordt ervaren als opening naar een vertrouwensband. Polen zijn er niet op uit om iemand dan onderuit te halen.

Na enkele bijeenkomsten wordt het elkaar bij de voornaam noemen steeds vaker de norm. Vaak gebeurt dit op voorstel van de oudere of de gastheer. Een dergelijke afspraak wordt onder mannen dikwijls bezegeld met een toast.

Men doet het liefst zaken met vrienden en voor het opbouwen van een vriendschaps­band zijn meerdere ontmoetingen in uiteenlopende situaties nodig. Het vertrouwelijker worden wordt daarbij steeds vaker fysiek uitgedrukt (klap op de schouder e.d.).

Zakelijk: midden

Mede omdat Poolse zakenrelaties nogal eens onverwacht delegatieleden introduceren, zijn bij zakelijke bijeenkomsten veel visitekaartjes (met titels en toenamen) nodig.

Het verdient aanbeveling om 2talige visitekaartjes te hebben (het liefst met één kant in het Pools).

Zakenpresentaties dienen beknopt, ter zake en grondig te zijn en goed te worden voorbe­reid. Men houdt van cijfers en harde feiten met kritische onderbouwing.

Powerpointpresentaties zijn tegenwoordig standaard. Men kan tevoren vra­gen of het benodigde materiaal aanwezig is, maar men kan het ook zelf meenemen.

Bij onderhandelingen stelt men zich gereserveerd en tactisch op. Stiltes tijdens gesprek­ken zijn niet ongebruikelijk. Men stelt wel openlijk kritische vragen. 

Zakelijk: eind

Samenvattingen van presentaties en brochures worden opgesteld in de taal waarin men onderhandelt.

Beslissen gaat langzaam in Polen. De stukken moeten de hele hiërarchie door, incl. de bijbehorende bureaucratie.

Polen kennen een diepgewortelde traditie van eensgezind­heid en klitten samen onder druk. Zelfs bij een ondertekende overeenkomst stelt men vaak nog wijzigingen voor van­wege veranderde omstandigheden of wantrouwen.

Bij grondige en gedetailleerde voor­bereiding en vooraf zelf aansnijden van mogelijke onduidelijkheden komt dit minder voor.

Afgesloten overeenkomsten worden dikwijls met een cadeau bezegeld. Ze worden tot op de letter uitgevoerd.