Communicatie
Inleiding
In ieder land en iedere cultuur overal ter wereld speelt mentale programmering een belangrijke rol. Waarden en normen van de maatschappij waarin we opgroeien worden ons van jongs af aan via ouders, opvoeding, onderwijs en media met de paplepel ingegoten. Van daaruit raken we geconditioneerd en we starten allen vanuit de illusie dat onze vanzelfsprekende kijk op de samenleving de kijk van iedereen is. Hierna wordt gepoogd een aantal praktische gevolgen te schetsten van een Estisch perspectief en van de wijze waarop dat zich kan uiten binnen de samenleving. Ook onder wetenswaardigheden/ cultuurdimensies van Hofstede staat de nodige info m.b.t. communicatie.
Bronnen
Op http://www.kwintessential.co.uk/resources/country-profiles.html zijn omgangregels en wat basisuitdrukkingen in het Estisch te vinden.
Op http://wikitravel.org/en/Estonia (meer toegespitst op jongeren en studenten) staan de communicatietips m.n. onder respect.
Basishouding, zakelijk en privé
Steeds meer Esten spreken Engels. Voor 1980 geborenen kennen allemaal Russisch, maar minder vaak Engels naarmate ze ouder zijn. Wel spreken ze dan soms wat Duits (vertaling in het Estisch en tolken zijn dan zakelijk nodig).
De kwaliteit van het onderwijs in het Engels was in de Sovjet tijd erg slecht (contact met Engelstalige landen werd afgehouden). Etnische Esten praten niet graag Russisch.
Een belangrijk begrip in het Estlands is “tasa”. De betekenis ervan ligt in de sfeer van gelijkmatig en evenwichtig en wordt goed weergegeven met het gezegde “rustig aan, dan breekt het lijntje niet”.
De Estische cultuur is nogal ingetogen. Men stelt zich vooral aanvankelijk rustig, bescheiden en gereserveerd op.
De persoonlijke ruimte is groot en dient te worden gerespecteerd. Aanraken (bijv. in een gesprek) wordt al gauw klef gevonden.
Men is erg stipt met afspraken; zowel privé als zakelijk. Men komt iets te vroeg of op tijd. Wie meer dan 5 minuten te laat dreigt te komen belt of stuurt een berichtje.
Iemand die wacht gaat na een kwartier of hooguit een half uur weg. Wanneer die dan niks heeft vernomen, heeft de ander het voorgoed verbruid.
Teveel lichaamstaal en levendigheid wordt al snel opgevat als teken van onzekerheid of als drukdoenerij.
De spreektoon is gedempt en men vermijdt opvallend en al te expressief gedrag. Het spreektempo ligt laag. Wie iets belangrijks zegt gaat zachter praten.
Interrumperen wordt onbeleefd en irritant gevonden. In Estland laat men elkaar uitspreken.
Stiltes en onderbrekingen tijdens gesprekken voelt men niet perse als ongemakkelijk. Stiltes worden positief uitgelegd als teken van (zelf)vertrouwen.
Ook als men het oneens is, valt men om de verhouding goed te houden eerder stil dan dat men emotioneel wordt.
Esten vallen vreemden zo weinig mogelijk lastig. Onder vreemden zijn ze tamelijk zwijgzaam, maar hun gastvrijheid kan dit overwinnen,
Eerlijkheid en betrouwbaarheid staan erg hoog aangeschreven. Intentieverklaringen voor goodwill worden vaak letterlijk genomen.
Opscheppen is uit den boze. Complimenten geeft men niet gauw, maar zijn gemeend. Woorden worden afgewogen en men is gewend om woord te houden.
In de eigen tijd zijn kleedcodes niet zo belangrijk. Bij zakelijke afspraken ziet men vaker stropdassen, pakken en mantelpakjes. Ook het uitgaansleven kent soms codes.
Bijv. op http://estonia.ecotourism.ee/sauna is info te vinden over sauna gebruiken in Estland. Net als in Finland is de sauna sociaal belangrijk.
Er zijn grote generatieverschillen. Ouderen hebben vaak veel respect voor leeftijd, opleiding en positie. Jongere Esten zijn vaak wat minder gereserveerd.
Ook zijn er ook cultuurverschillen tussen etnische Russen en Esten. Russen laten vaak makkelijker emoties toe en nemen toezeggingen/ afspraken minder nauw.
Gespreksonderwerpen
Balten in het algemeen en Esten in het bijzonder worden liever gezien als westerling dan als Oost-Europeaan of (erger nog) ondersoort van de Rus. Het Russische volksdeel wil juist niks negatiefs horen over de Sovjet tijd of Rusland.
Veel etnische Esten die de periode van voor 1990 bewust meemaakten zetten zich af tegen alles wat Russisch was en aan de Sovjet periode herinnert.
Dit onderwerp ligt gevoelig bij ouderen en vooral in de zakelijke sfeer kan men discussies erover maar beter mijden.
De rijke westerling uithangen en overvloedig trakteren e.d. wordt door Esten onderling nogal sceptisch bekeken en kan helemaal verkeerd uitpakken.
Algemene beleefdheden en koetjes en kalfjespraat worden snel ervaren als leeg gebabbel, al laat men dit niet zo blijken. Bij onderhandelingen komt men snel ter zake.
Buitenactiviteiten in de natuur (jagen, vissen, verzamelen) en sport vallen onder de populaire gespreksonderwerpen en bezigheden. Esten zijn erg seizoensbewust.
De politiek, het slechte weer en eigen cultuur en geschiedenis van Esten zijn zeker onder kennissen populairdere onderwerpen dan privébeslommeringen.
Kankeren op het zorgstelsel is bijv. erg populair. Wel staat mantelzorg hoog in het vaandel, want in Estland zijn de familiebanden relatief sterk.
De Esten koesteren vanuit hun geschiedenis hun eigen cultuur en identiteit bijzonder. Hierover is het nodige te vinden op deze website.
Lering trekken uit de geschiedenis is een onderwerp waar men bij veel Esten mee aan kan komen.
Velen zijn geïnteresseerd in de mening van buitenlanders over hun land. Kritiek op Estland uiten ze liever zelf dan dat ze het van een buitenlander horen.
Esten zijn er erg gevoelig voor elkaar in het publiek te bekritiseren of in verlegenheid te brengen.
Eerste en nadere kennismaking
In de Baltische staten is het niet gepast om elkaar in de deuropening een hand te geven of te begroeten.
Het begroeten geschiedt een stuk gereserveerder dan in bijv. de VS. De man vraagt of hij zich mag voorstellen aan een vrouw en de jongere doet dat bij de oudere.
Ter begroeting staat men op, kijkt men de ander aan en geeft men onder oogcontact een korte stevige handdruk.
In het Estisch luidt de informele begroeting “tere“ (hallo) of “hei” vergezeld van een knikje. “Härra” staat voor meneer, “prova” voor mevrouw en “preili” voor jonge dame.
Bij het aan elkaar voorstellen geeft men elkaar een korte krachtige handdruk en men bezegelt het noemen van voor en achternaam ook met een knikje.
Men noemt de ander in de wat formelere sfeer pas bij de voornaam na daartoe te zijn uitgenodigd.
Vrouwen houden vaak wel van traditionele hoffelijkheid. Een beschermende bejegening wordt minder snel dan in Finland gevoeld als seksistisch.
De derde persoon enkelvoud dekt in het Estisch beide geslachten. Daarom komt het wel voor dat een Est hij en zij verwart.
Voor het opbouwen van een vertrouwensband is tijd nodig. Wanneer men bij een zakelijk of privécontact de tijd vergeet is dat een positief teken.
Een voorstel om later wat te eten of te drinken, samen ergens anders heen te gaan of elkaar thuis te treffen moet letterlijk worden genomen.
Dan ligt de mogelijkheid om het contact verder uit te bouwen open en kan men ook thuis worden uitgenodigd.
Bij Esten thuis/ etentjes
Binnenshuis doet men vaker dan in NL de schoenen uit (binnenschoeisel meenemen naar Estland is geen slecht idee).
Men laat de gast niet snel het huis zien. Dat is privéterrein. Bij een uitnodiging thuis praat men in de regel niet over zaken.
Men wacht met zitten tot men een plek krijgt toegewezen. Bij een spontane uitnodiging wordt men vaak rijkelijk voorzien van eten en drinken. De gastheer/vrouw begint
Aangeboden hulp bij opdienen, afruimen en afwassen wordt veelal afgewezen, maar altijd gewaardeerd.
Bij afspraken thuis komt men als gast op tijd. Men kleedt zich netjes (ook gepoetste schoenen kan in Estland belangrijk zijn).
Een kleine attentie (bijv. chocola, bloemen of een fles wijn) is welkom als men te eten is uitgenodigd. Bloemen geeft men in een oneven aantal. Giften worden bij overhandiging geopend.
Ook bij etentjes thuis laat men de ander beginnen of men begint nadat smakelijk eten (gead isu) is toegewenst. Men maakt complimenten en eet het bord leeg.
Na een geslaagde kennismaking vinden Esten het vaak leuk om buitenlandse gasten mee te nemen naar hun sauna en/of zomerhuisje.
Veel zomerhuisjes hebben, behalve de sauna, weinig voorzieningen. Een aanbod om te helpen bij klusjes wordt na aanvankelijke weigering vaak erg gewaardeerd.
In Estland helpt men elkaar waarbij men respecteert dat iedereen uiteenlopende capaciteiten en mogelijkheden heeft.
De onuitgesproken verwachting is dat men qua gevoelswaarde evenveel krijgt als dat men geeft (dus verzin iets om terug te doen bij een uitnodiging!).
Nadruk op zakelijk
Het hierboven en onder wetenswaardigheden (Hofstede dimensies) beschrevene is ook in de zakelijke sfeer belangrijk.
Rond 21 juni (de midzomerperiode) ligt het land een week plat. Ook vanwege vakanties kan men zaken het beste voor 10 juni of na half augustus regelen.
In Estland worden leeftijd, opleiding en titels door velen hoger aangeslagen dan in NL.
Zakelijke afspraken worden tevoren gemaakt via telefoon of email. Punctualiteit is ook bij zakendoen essentieel. Uiterlijk presentatie wordt belangrijk gevonden.
Er niet netjes uitzien bij een afspraak wordt vrij snel gevoeld als beledigend. Wat netjes is hangt af van branche en milieu.
De zakelijke kleedcode is stijlvol en conventioneel. In de traditionele zakenwereld dragen mannen donkere pakken met een iets lichter overhemd met stropdas. Ze houden hun colbertje aan bij onderhandelingen. Vrouwen dragen een mantelpakje, broekpak of rok.
Engels is de handelstaal. Jongere leidinggevenden spreken het vaak vloeiend doordat ze in het buitenland hebben gestudeerd.
Veel oudere leidinggevenden kennen alleen Estisch of Russisch en zij nemen in Estland vaak nog de beslissingen.
Het uit het Engels laten vertalen en bij laten drukken van materiaal in het Estisch in Estland zelf kweekt überhaupt veel goodwill.
Esten houden zakelijk en privé redelijk gescheiden en elkaar kennen is geen voorwaarde om te beginnen met zakendoen. Wel heeft men graag vaste zakenpartners.
Vertrouwen opbouwen is erg belangrijk. Dit gebeurt bijv. bij de zakenlunch of een zakendiner op de dag van de meeting. Daarbij wordt niet over zaken gepraat.
Bij eerste vergaderingen gaat het formeel toe. Ter kennismaking drukt men alle aanwezigen de hand (staand en onder oogcontact). Men noemt functie, titel en achternaam.
In de zakelijke sfeer worden voornamen pas gebruikt nadat men het heeft afgesproken. De uitnodiging tot kennismaking of het gebruik van voornamen komt in de regel van de oudere persoon, de vrouw of degene die in de rol zit van gastheer.
Een dergelijke afspraak wordt beklonken met een korte stevige handdruk (waarbij men elkaar aankijkt); een hoofdknikje en een toast (“proost” is “tervist”).
Nadien wordt het vergeten van de voornaam ervaren als beledigend. In de zakenwereld wisselt men als geheugensteuntje vaak visitekaartjes uit.
Visitekaartjes (met titels) zijn meestal in het Engels gedrukt. Ze worden zonder omhaal uitgewisseld met de leeskant boven, maar wel met zorg opgeborgen.
Beleefdheden uitwisselen duurt kort. Men komt snel ter zake. Bij het zakelijk deel van de besprekingen gaat man serieus te werk. Het informele gedeelte wordt bewaard voor lunch/ diner.
Vergaderingen worden vaak geopend met een welkomstwoord van de delegatieleider, vaak de oudste van de groep. Men verwacht een korte reactie van de leider van de andere partij.
Eerlijkheid, orde en netheid staan hoog aangeschreven. Men zegt wat men denkt en doet wat men toezegt. Dat verwacht men ook van de zakenpartner.
Mondelinge afspraken/ toezeggingen worden letterlijk uitgelegd en even serieus genomen als een schriftelijk contract. “Misschien” is geen populaire term.
Een directe doelgerichte aanpak heeft de voorkeur. Specifieke gesloten vragen worden meer gewaardeerd dan vage open vragen.
Men blijft nuchter, feitelijk, beleefd en hoffelijk. Men wil de ander niet kwetsen en men heeft soms tijd nodig om te kunnen reageren.
Kleine relatiegeschenken en cadeautjes uit het buitenland en uitnodigingen voor lunches en diners worden erg gewaardeerd.
Presentaties zijn beknopt en overzichtelijk en men mijdt toeters, bellen en overdreven claims. Men heeft het liefst dat ze zo helder zijn dat geen verduidelijking achteraf nodig is.
In Estland kost het tijd om tot beslissingen te komen. Ze kunnen vaak alleen worden genomen worden door de top van de hiërarchie.